Zásady zpracování osobních údajů na základě nařízení EU o GDPR (General Data Protection Regulation)

Jazykové centrum Bučovice a Slavkov u Brna – Gabriela Braunerová, IČ: 68074450 se sídlem Bučovice, Fučíkova 865, PSČ 68501 a učebny Legionářská 138, 685 01, Koláčkovo náměstí 727, Slavkov u Brna (dále již jen „JCB“), považuje ochranu osobních údajů za velmi důležitou.

JCB bude maximálně respektovat Vaše soukromí a práva ve vztahu ke zpracování a předávání osobních údajů. V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR“), které nabylo účinnosti dne 25. května 2018, bychom Vás níže rádi informovali o tom, jak zpracováváme osobní údaje, o Vašich právech s tímto spojených a odpověděli na nejčastěji pokládané otázky. 

  1. Jaké osobní údaje JCB shromažďuje a zpracovává?

JCB v žádném případě nezpracovává a neshromažďuje citlivé osobní údaje ani osobní údaje, které nejsou nezbytné pro naši práci. Osobní data jsou zpracována pouze v rozsahu, v jakém byly poskytnuty a to v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu s JCB.

Mezi zpracovávaná data patří zejména identifikační údaje, jako je jméno a příjmení (název obchodní firmy), adresa (sídlo společnosti), IČ (případně DIČ jste-li plátcem DPH) a velmi zřídka i rok narození dětí a teenagerů (pro vhodné věkové rozřazení do kurzů). Nadále sem patří kontaktní údaje (telefonní číslo, emailová adresa, kontakt na Skype), údaje lokační (škola, velmi zřídka také bydliště) a údaje platební (bankovní spojení).

Osobní údaje jsou využívány za účelem vedení agendy JCB v jednotlivých kurzech a fakturační účely. Příjemci osobních údajů jsou buď zpracovatelé osobních údajů (účetní, IT specialisté a osoby zabezpečující správu webových stránek apod.) nebo státní orgány v rámci plnění povinností stanovených Správci právními předpisy (FÚ, ČSSZ aj.) JCB tímto prohlašuje, že nemá důvod a nebude předávat osobní údaje do jiných zemí EU.

  1. Jak dlouho JCB osobní údaje zpracovává?

JCB zpracovává osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu popř. po dobu 8 let ode dne udělení informovaného, svobodného souhlasu se zpracováním osobních údajů, za předpokladu, že souhlas nebyl před uplynutím uvedené lhůty odvolán. Smlouvy a přihlášky jsou archivovány po dobu nezbytně nutnou, jejíž délku určují právní předpisy a dále pak dobu 5 let za účelem poskytování relevantních informací týkajících se nabídky jazykových služeb JCB. Emailové adresy zájemců o jazykové kurzy uchováváme až do okamžiku žádosti o výmaz osobních údajů.

  1. Jakým způsobem JCB osobní údaje získává?

JCB  zpracovává údaje, které získává přímo od Vás vyplněním formuláře přihlášky na webových stránkách, přímo od Vás v souvislosti s objednanými a poskytovanými službami, přímo od Vás pro účely uzavření smluv či vystavení daňových dokladů, nebo z dostupných veřejných rejstříků a databází.  Je tedy zřejmé, že osobní data JCB získává pouze v takovém rozsahu, v jakém byly poskytnuty a to v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu s JCB a veřejně dostupných rejstříků a databází.

  1. Pro jaké účely JCB osobní data zpracovává?

JCB zpracovává Vaše osobní data pro splnění povinností, které ukládají právní předpisy, za účelem uzavření smluv a jejich následného plnění. Součástí práce JCB je organizace jazykových kurzů, vedení evidence o jejich průběhu a vystavování hodnocení studentů, k němuž osobní údaje potřebujeme.

JCB nadále využívá Vaše osobní údaje k přímé komunikaci mezi Vámi a JCB a především k organizačním účelům – informování o organizaci školního roku, rušení nebo odvolávání lekcí, o jazykových zkouškách a ke sdělování dalších informacích nezbytných pro plynulý chod jazykové výuky a ostatních poskytovaných služeb.

Také pro zákazníky firemní výuky, jejichž zaměstnanci se účastní jazykových kurzů, zpracováváme osobní údaje za účelem plnění smlouvy, jejíž součástí jsou naše povinnosti v oblasti vedení evidence jazykové výuky.

V případě nutnosti poskytnutí Vašich osobních údajů smluvním partnerům si JCB vyžádá od svých klientů udělení písemného informovaného souhlasu.

JCB tedy v souladu s legislativou zpracovává Vaše osobní údaje:

  • pro splnění zákonných povinností
  • pro splnění smluvních povinností
  • pro ochranu svých práv a právem chráněných zájmů
  • pokud je to nezbytné, tak na základě Vámi uděleného, kdykoli odvolatelného souhlasu 
  1. Jakým způsobem JCB zajišťuje ochranu osobních údajů?

JCB zajišťuje ochranu Vašich údajů stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou, jež zabezpečuje maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, ztrátou nebo zničením, či jiným možným zneužitím. Listinná podoba smluv a přihlášek je uchovávána v uzamykatelné skříňce, přístup k nim je fyzicky i personálně omezen. Zaměstnanci přicházející do styku s osobními údaji klientů v rámci plnění svých pracovních povinností jsou vázáni zákonnou povinností mlčenlivosti.

Veškerá opatření JCB periodicky vyhodnocuje a aktualizuje. Smluvní partneři JCB jsou také povinni zpracovávat všechny osobní data v souladu s příslušnými právními předpisy, včetně GDPR.

  1. Kdy dochází k předání osobních údajů dalším osobám?

JCB nikdy neposkytuje osobní údaje třetím osobám k marketingovému využití. Předání osobních údajů probíhá v případě neplnění finančních závazků vyplývajících z objednávky, což je vyplnění přihlášky nebo objednání služby emailem služby.

 Osobní údaje mohou být předány poskytovatelům právních, daňových a účetních služeb a poskytovatelům IT služeb. Zpracovatelům jsou údaje vždy předány v souladu s požadovanými standardy ochrany osobních údajů dle GDPR.  Jména a příjmení klientů a studentů společně s nutnými údaji (jazyková úroveň studenta/klienta, délka předchozího studia, zájem a o zaměření kurzu) jsou předány lektorům JCB.

  1. Jaká jsou Vaše práva v souvislosti se zpracováním a předáváním osobních údajů?

Dle platné a účinné legislativy máte:

  1. A) Právo na přístup k osobním údajům, které o Vás JCB zpracovává
  2. B) Právo na opravu nepřesných údajů
  3. C) Právo na přenositelnost vybraných údajů
  4. D) Právo na výmaz osobních údajů v případě, že není třeba je nadále zpracovávat pro plnění právních povinnosti vedoucích z uzavření smlouvy. Máte též právo vznést námitku proti využití Vašich osobních údajů k přímému marketingu.
  5. E) Právo na odvolání souhlasu k použití osobních údajů – kdykoliv, a to i bez udání důvodů, s účinky do budoucna. Pro odvolání souhlasu je dostačující poslat email na adresu: jazyky-bucovice@seznam.cz 
  1. Jak uchováváme CV v rámci výběrového řízení

Životopisy zájemců o pracovní pozice v JCB jsou uchovávány pouze po dobu výběrového řízení. Se souhlasem zájemce o pracovní pozici v JCB jsou životopisy uchovávány po dobu 3 let za účelem možného budoucího oslovení za účelem nabídky práce.

  1. Kdo vykonává dozor v oblasti ochrany osobních údajů?

Dozor v oblasti ochrany osobních údajů je vykonáván institucemi, nebo úřady pro ochranu osobních údajů pověřené vládami z relevantních států EU, kde JCB působí. 

  1. Kam se obrátit s případnými dotazy?

S veškerými dotazy týkajícími se zpracování Vašich osobních údajů Jazykovým centrem Bučovice a Slavkov u Brna, se nás můžete obrátit prostřednictvím emailové adresy   jazyky-bucovice@seznam.cz

  1. Co zohlednit?

V případě, že byste se rozhodli neudělit nezbytný souhlas se zpracováním osobních údajů, může dojít k situaci, že nebudeme moci provést úkony nezbytné pro řádné poskytnutí služeb. S případnými dotazy nás kontaktujte na emailové adrese jazyky-bucovice@seznam.cz